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老店第一化工用IT架構生新枝

本文原文出處為iThome oline 第一化工專訪報導。
文/賴怡安 (記者) 2005-09-20
隨著美容、DIY潮流的興起,第一化工經理黃國芬,藉著架設網站,導入POS、ERP,讓原本專事販賣實驗用料等各種基礎原料的42年老店,開出現代感十足的新分店。

在臺北這個大都會要找化工材料,多數的人會前往後火車站的天水路尋訪,不論是甲醇、酒精、丙酮等溶劑類用料,乳化劑、滲透劑、消泡劑等介面活性劑,還是聚乙二醇、乙二醇、丙二醇等的特殊化學用品,都能在這裡的商家如「第一化工」找到。

而近年來,由於自己動手做(DIY)的風氣大盛,不管是布類的各種染料、定色劑、媒染劑,還是自製蠟燭的蠟及香精,甚或天然精油、香精、肥皂原料以及保養品基礎劑等,也都能在現今的化工行買到。

第一化工,這個擁有3000多種商品的42年老店,因為時代潮流的脈動,慢慢地從原本進口基礎化工原料,做原料分裝,到後來蓋廠房並依化工原料調製配方,開始販賣化工成品,到現今已有自己的「de」第一化工的保養品牌。該公司的IT架構也從原本僅有的幾臺DOS系統升級到如今使用企業資源規畫(ERP)系統以及銷售端點(Point of Sale;POS)系統,以因應日益增加的業務量。


導入ERP,為開新店做準備

黃國芬回憶道,由於化工材料的英文學名比中文重要,相差一個英文字母,意思就相差了十萬八千里,所以對於處理英文學名的正確性是非常重要的。因此,第一化工約在十幾年前,便採買了5、6臺電腦,並在當時的DOS環境下建立了該公司的產品資料庫。

因為當初的電腦已經用了十多年,再加上第一化工也因應時代的潮流而由當初原本單純只販售化學原料的化工行,逐漸發展出為滿足消費大眾自己動手做的需求以及美菃鰹あ獢A並計畫由這樣的概念延伸出另外一家分店;加上業務發展也與以往不盡相同,黃國芬認為該是重新整頓電腦系統的時候了。正巧第一化工內部用了十幾年的老舊電腦遭逢故障,因此便順理成章地將老舊的電腦汰換成新的電腦,黃國芬表示,之前她根本不知道什麼是ERP,只是覺得原來的那套系統功能不敷使用,庫存的管理也過於鬆散沒效率,在向合作的IT廠商(眾碩)談過一些長遠的需求之後,才由眾碩規畫引進ERP系統(眾碩XEIS企業整合系統)。

這一波的IT架構翻新中,效果最好的便是原本的庫存管理獲得了改善。由於進口的化工原料都是一大桶一大桶的進來,然後再由自己人將這一大桶原料,按照要銷售出去的容量分瓶安裝,如500毫升、200毫升以及50毫升等。因此一件原料進來之後,可能會被分裝成8個桶子,12個瓶子以及6個罐子,存在倉庫中,但是,卻沒有有效的工具可以紀錄這些細節,因此,庫存數量的管理一直很難被確切地追蹤。如今,導入企業資源規畫之後,再搭配條碼標籤,只要流程有被確實的執行,就能得到正確的庫存數字。

另一方面,由於ERP建置過程中,牽涉到流程的重新規範,甚至是人員職權畫分的問題,這時也凸顯了第一化工原本不夠制度化的問題。

第一化工是家族企業,目前由第二代3個兄弟一起經營,長期以來家族成員都涉入第一線工作,公司裡的成員們甚至連職稱的都沒設。在導入ERP的同時,黃國芬也同時努力地為這個家族企業做建立制度的工作,「公司規模小、業務單純的時候,家族成員都全心投入,因為是自家的事業,所以對產品型號、價格甚至顧客,都瞭若指掌,可是規模越來越大,一定要雇用外人,這時若要服務品質不降低,唯有仰賴一些工具才行。」黃國芬說。

ERP導入之後,才能讓負責管理階層的人能有多餘的時間去利用這套系統所產生出來的進銷存數字,來思考如何擴展公司業務,如何進行行銷策略等等事情;而不是像以前,得花很多時間在處理前端銷售的問題,或是從來都搞不清楚庫存的數量。最近第一化工跟一家唱片公司合作,提供商品折價券給唱片業者當作贈品,「像這樣的合作案,以前被第一線瑣事纏身的時候,根本沒有時間心力去想、去做!」黃國芬表示。


引進POS端點銷售系統以應付業務量的增加

由於現今來第一化工採買原料回去DIY的消費者大增,第一化工如今的業務範圍相較於過去大筆採買化學原料的傳統客戶,多了一些大眾族群。因為販賣的品項多了不少,使用過去傳統的人腦記憶產品以及價錢著實是一大負擔,因此,第一化工便在今年於新開的分店導入端點銷售系統(POS)。

黃國芬指出,導入這樣的系統之後,隨之而來的好處在於,能夠較以往明確並且清楚的知道各類產品銷售的狀況,在未導入以前,他們並不清楚產品實際的銷售數字,只能抓個大概的狀況。一旦導入了這個系統之後,由於能夠與後端ERP的進銷存系統作連結,這麼一來,透過這個系統所產生的銷售數字對於第一化工而言,便能產生出很多的意義,例如哪一類的產品銷售量最好,哪一季的哪一類產品最為暢銷等等。

再者,由於第一化工有展店的計畫,導入眾碩XPOS系統,相對而言,讓開分店的困難度降低,員工不必再因為記錯今天哪一項產品在做特價,而打錯產品的價格,造成記帳或退錢的困擾。

另一方面,由於POS系統已經為每一項產品建好了5種不同價格,如產品定價、會員價、批發價、零售價以及最低定價等,能讓第一化工在產品價格上面,做多種的變化,有利於規畫該公司的產品促銷活動。例如哪一項化妝水搭配哪一種乳液會是哪一種價錢,或是這一個季節,哪一類商品是主要的特惠活動或是哪一些商品會針對會員做特別促銷等等。


購物網站將結合ERP,產出有用的數字

目前,第一化工總共架設了兩個網站,一為第一化工的官方網站,該網站提供第一化工所販賣的產品資訊以及價格,包含化工原料、美容保養以及精油、手工肥皂、手工蠟燭等DIY原料;另一個則為第一化工的購物網站,目前已經能讓消費者加入會員,並且能夠在網路上購買自家的產品。

未來,黃國芬計畫要將第一化工的購物網站與公司內部的企業資源規畫的進銷存系統進一步作結合,讓產品的銷售狀況能夠透過電腦系統完全地展現出有意義的數字來。

另一方面,黃國芬也計畫評估客戶關係管理(Customer Relationship Management;CRM)這套能從客戶基本資料、公司與客戶的交易記錄中,整理出行銷所需要的資訊的系統,如此一來,便能夠透過系統了解客戶購買商品的頻率以及購買產品的次數等以供分析,並視未來的業務狀況發展來決定是否導入。文☉賴怡安


《CIO小檔案》黃國芬
第一化工經理
●學經歷:輔仁大學企業管理系畢,1991年進入第一化工,目前擔任經理一職。


《公司檔案》第一化工
●主要業務:提供各種化工原料、油脂、食品添加物、染料、蠟、化妝品原料以及芳香療法用天然單方精油等商品
●員工人數:40多人
●IT部門人數:無專職IT人員,IT維護外包

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